Владельцы и руководители бизнеса часто откладывают найм помощника, так как думают, что их секретарь может справиться с любыми задачами. Но это большое заблуждение, потому что секретарь занимается исключительно вопросами документооборота. Поэтому важно привлечь именно ассистента для делегирований процессов.
Делегирование и⦁поручения — это разные вещи. Первое — это более комплексный подход, который позволяет достичь результата. Для оптимизации нанимают помощников, которым передают часть дел, чтобы снять эти обязанности с себя. Ассистенты берут на себя поручения касательно бизнеса или личной жизни босса.
А поручения — это рутинные задачи, которые сжирают время руководителя. Например: сделать презентацию, распечатать документы, заказать еду и т.д.. В этом случае нет необходимости проявлять инициативу, нужно просто выполнить свои обязанности. Этим часто занимаются секретари и административные помощники.
В любом случае при делегировании и поручениях, важно правильно ставить задачи, чтобы получить результат. Как это сделать?
1. Определить цель и задание
Четко сформулировать то, что вы хотите получить и понять, какие сотрудники вам нужны для этого. А также провести декомпозицию цели и разбить ее на мелкие задания.
2. Грамотно сформулировать задание для сотрудников или помощника
Если вы даете поручение секретарю, то здесь подойдёт формат технического задания (ТЗ). А если вы делегируете процессы ассистенту, то тут важно будет объяснить, на что стоит обратить особое внимание и какой результат вы ожидаете получить.
❌ Неправильная формулировка: «займитесь новой социальной сетью»
✅ Правильная формулировка: «проведите анализ конкурентов, упакуйте нашу страницу в Вк и составьте план по продвижению»
3. Определите дедлайн
Строгий временной диапазон поможет получить выполненное задание точно в срок. При определении такого диапазона стоит учесть время работы помощника, его состояние здоровья и прочие моменты. Будет отлично, если вы будете давать время про запас.
❌ Неправильная формулировка: «подготовьте презентацию до завтра»
✅ Правильная формулировка: «подготовьте презентацию к 10 утра»
4. Контроль выполнения задачи
Не давайте ассистенту сразу большую задачу, а лучше разбейте ее на маленькие и определите промежуточный статус. Такая стратегия позволит вам:
• Следить за всем процессом работы, видеть прогресс; • Контролировать ошибки на ранних этапах; • Быстро ликвидировать недочеты и на финише получить идеальную работу;
5. Оценивание результата
При разборе полетов после завершения задания, важно дать обратную связь своему помощнику и похвалить, если было все сделано хорошо и быстро. Это важно для поддержания благоприятных отношений в работе.
Если вы будете следовать этим правилам, то у вас точно не возникнет нужны переделывать или делать все самому. А если вы только находитесь в поиске грамотного помощника, то обращайтесь в Smart&Talented.