Опытные руководители бизнеса часто нанимают несколько ассистентов сразу, так как хотят, чтобы все сотрудники были максимально эффективны. На этом этапе и необходимы навыки босса по грамотному распределению обязанностей. Как это сделать, чтобы всем было комфортно?
1. Определить количество сотрудников
Для начала вы должны понять, сколько у вас есть рабочих сил. Мы рекомендуем проводить распределение по рабочим и личным задачами, не смешивая их. И также можно в рабочих функциях выделить административные задачи, документооборот и офис-менеджмент.
2. Проанализировать лучшие стороны каждого ассистента
У каждого специалиста есть свои преимущества и недостатки. Кто-то хорошо работает с таблицами, структурирует информацию, а кто-то может найти и организовать что угодно. На этом этапе вам важно понять, какие задачи каждому помощнику будут больше по душе. Можно провести тестирование или опрос кандидатов.
3. Проанализировать время работы каждого помощника
Кто-то готов работать день и ночь, и быть на связи все время, просто потому что им нравится работа и они хотят продвижения по карьерной лестнице. Такой формат работы подойдет личному ассистенту. А кто-то любит стабильность и хочет просто выполнять привычные задачи. Такой вариант подойдет для секретаря в офисе.
4. Проанализировать свои ощущения в работе с сотрудниками
Важно определить, кто вам приятен как человек и кому вы сможете доверить личные дела, чтобы определить специалиста на должность персонального ассистента. Просто послушайте свое сердце.
5. Распределить задачи, исходя из полученных данных
Данные, которые мы получили исходя из первых четырех пунктов помогут вам грамотно распределить задания и получить максимальный результат от сотрудничества с помощниками.