Работа ассистента часто требует гибкости, многозадачности и умения сохранять баланс между разными запросами. А что, если руководителей два? В таких условиях важно выстроить четкую систему работы, чтобы каждый из них был доволен, а вы не утонули в задачах.
Сегодня мы поделимся рабочими лайфхаками, которые помогут вам организовать работу с двумя руководителями, избежать конфликтов и повысить свою эффективность.
Лайфхаки для ассистентов, работающих с двумя руководителями
1. Установите приоритеты и договоритесь о правилах игры
Первое, что нужно сделать, — обсудить с каждым из руководителей их ожидания и приоритеты. Выясните:
- Какие задачи требуют немедленного выполнения?
- Какие из них можно отложить?
- Как лучше выстраивать коммуникацию (звонки, чаты, встречи)?
Если руководители взаимодействуют между собой, попросите их согласовать список общих задач. Это снизит вероятность конфликтов и пересечений в вашей работе.
2. Используйте цветовую кодировку в планировании
Создайте отдельные папки или вкладки для каждого руководителя и используйте цветовые маркеры. Например:
- Задачи руководителя А отмечайте синим цветом,
- Задачи руководителя Б — зеленым.
Цветовая кодировка поможет вам быстро ориентироваться в задачах и не перепутать приоритеты.
3. Составляйте ежедневные и еженедельные планы
Каждый вечер фиксируйте задачи на следующий день, разделяя их по руководителям. Еженедельные планы помогут держать под контролем крупные проекты.
Пример плана:
- Утром: отправка отчетов для руководителя А.
- Днем: подготовка презентации для руководителя Б.
- Вечером: сверка задач с обоими.
4. Используйте общие инструменты для координации
Для удобства работы с двумя руководителями применяйте онлайн-инструменты, такие как:
- Trello или Asana — для совместного управления задачами.
- Google Календарь — для синхронизации встреч.
- Slack — для разделения коммуникации с каждым руководителем.
Четкая структура уменьшит путаницу и поможет избежать недоразумений.
5. Держите баланс и следите за выгоранием
Работа с двумя руководителями может быть стрессовой. Чтобы избежать выгорания:
- Не бойтесь говорить «нет», если задачи невозможно выполнить в срок.
- Планируйте время на отдых и восстановление.
- Регулярно обсуждайте с руководителями свою нагрузку.
Завершение
Работа ассистента с двумя руководителями — это вызов, но при правильной организации задач и грамотном подходе вы сможете выстроить успешные рабочие отношения.
Если хотите узнать больше практических лайфхаков, получить шаблоны таблиц и инструментов для работы с несколькими руководителями, приходите на наш курс «Ассистент на миллион». Здесь мы делимся проверенными методиками, которые помогают ассистентам становиться незаменимыми профессионалами.