Работа ассистента часто требует гибкости, многозадачности и умения сохранять баланс между разными запросами. А что, если руководителей два? В таких условиях важно выстроить четкую систему работы, чтобы каждый из них был доволен, а вы не утонули в задачах.
Сегодня мы поделимся рабочими лайфхаками, которые помогут вам организовать работу с двумя руководителями, избежать конфликтов и повысить свою эффективность.
Лайфхаки для ассистентов, работающих с двумя руководителями
1. Установите приоритеты и договоритесь о правилах игры
Первое, что нужно сделать, — обсудить с каждым из руководителей их ожидания и приоритеты. Выясните:
Какие задачи требуют немедленного выполнения?
Какие из них можно отложить?
Как лучше выстраивать коммуникацию (звонки, чаты, встречи)?
Если руководители взаимодействуют между собой, попросите их согласовать список общих задач. Это снизит вероятность конфликтов и пересечений в вашей работе.
2. Используйте цветовую кодировку в планировании
Создайте отдельные папки или вкладки для каждого руководителя и используйте цветовые маркеры. Например:
Задачи руководителя А отмечайте синим цветом,
Задачи руководителя Б — зеленым.
Цветовая кодировка поможет вам быстро ориентироваться в задачах и не перепутать приоритеты.
3. Составляйте ежедневные и еженедельные планы
Каждый вечер фиксируйте задачи на следующий день, разделяя их по руководителям. Еженедельные планы помогут держать под контролем крупные проекты.
Пример плана:
Утром: отправка отчетов для руководителя А.
Днем: подготовка презентации для руководителя Б.
Вечером: сверка задач с обоими.
4. Используйте общие инструменты для координации
Для удобства работы с двумя руководителями применяйте онлайн-инструменты, такие как:
Trello или Asana — для совместного управления задачами.
Google Календарь — для синхронизации встреч.
Slack — для разделения коммуникации с каждым руководителем.
Четкая структура уменьшит путаницу и поможет избежать недоразумений.
5. Держите баланс и следите за выгоранием
Работа с двумя руководителями может быть стрессовой. Чтобы избежать выгорания:
Не бойтесь говорить «нет», если задачи невозможно выполнить в срок.
Планируйте время на отдых и восстановление.
Регулярно обсуждайте с руководителями свою нагрузку.
Завершение
Работа ассистента с двумя руководителями — это вызов, но при правильной организации задач и грамотном подходе вы сможете выстроить успешные рабочие отношения.
Если хотите узнать больше практических лайфхаков, получить шаблоны таблиц и инструментов для работы с несколькими руководителями, приходите на наш курс «Ассистент на миллион». Здесь мы делимся проверенными методиками, которые помогают ассистентам становиться незаменимыми профессионалами.