Работа с одним руководителем — уже непростая задача. А если у вас два (а то и три)? Добро пожаловать в реальность современного ассистента, особенно в больших компаниях и стартапах, где нужно удерживать баланс между задачами, характерами и приоритетами.
В этой статье мы собрали лучшие лайфхаки по организации работы с несколькими руководителями. Статья основана на практиках от Екатерины Коротиной — персонального ассистента трёх акционеров международной финтех-компании и эксперта Академии Smart & Talented.
Зачем ассистенту уметь работать с несколькими руководителями?
Потому что рынок меняется. Всё чаще в вакансиях пишут «ассистент руководителя / команды», и ассистент становится не просто помощником одного человека, а связующим звеном между несколькими бизнес-единицами. Если вы хотите стать ассистентом нового уровня, прокачка в этой теме — маст.
1. Систематизация: цифровой порядок спасает
📅 Календарь
- Один календарь — разные цвета для каждого руководителя.
- Удобнее всего использовать Outlook или Google Calendar с возможностью переключения между профилями.
✅ Список задач
- Ежедневно просматривайте и актуализируйте.
- Задачи удобно вести в Excel или Notion, с фильтрацией по проектам и дедлайнам.
- Убирайте завершённые, переносите актуальные.
- Новые поручения — сразу в таблицу. Даже если пришли ночью — сохраните в почту и утром перенесите.
2. Работа с контактами
Ассистенту важно держать в голове (а лучше — в таблице) не только своих руководителей, но и всех, кто с ними взаимодействует.
Что стоит фиксировать:
- Домашний персонал
- Партнёры, подрядчики, клиенты
- Личные контакты руководителя
- Медицинские учреждения
- Тренеры, рестораны, заведения
- Пароли, логины, предпочтения
- Сведения о гостях и участниках встреч
3. Делегирование задач другим — но с умом
Чтобы не перегореть:
- Делегируйте официально: по рабочей почте и в бизнес-пространствах.
- Всегда указывайте сроки, формат результата и ответственного.
- Обязательно ставьте напоминания для контроля.
- По возможности привлекайте офис-менеджеров, курьеров, водителей.
- Если объём задач растёт — аргументированно предложите нанять младшего помощника.
4. Ведение внутренних баз
Создайте информационную систему для себя:
- Личный файл с важными датами (ДР, отпуск, визиты к врачу, форумы).
- Таблицы по автомобилям руководителей (штрафы, страховка, ТО).
- Отчёты по офисным расходам и бюджету.
- Таблица «что купить» — от канцелярии до личных заказов руководителя.
5. Тайм-менеджмент и коммуникации
- Ведите общий чат с руководителями — удобно согласовывать общие встречи.
- Умейте приоритизировать и расставлять задачи по важности.
- Сохраняйте спокойствие. Ассистенту важно быть центром стабильности.
Ошибки, которых стоит избегать
- Работать «из головы», не фиксируя поручения.
- Пытаться всё делать в одиночку, не используя доступные ресурсы.
- Переходить границу личного / профессионального общения без запроса.
- Сравнивать руководителей между собой — даже в мыслях.
- Молчать, когда не справляетесь. Лучше — озвучить вовремя и предложить решение.
Хочешь прокачать эти навыки — приходи учиться
Если вы уже работаете ассистентом и хотите:
- работать с несколькими руководителями без перегруза,
- научиться системно организовывать задачи и процессы,
- понять, как делегировать, управлять информацией и не теряться —
Присоединяйтесь к программе «Ассистент на миллион 2.0» от Smart & Talented
На курсе вы разберёте реальные кейсы, получите инструменты и таблицы, научитесь быть незаменимым звеном в любой команде.
Вывод
Работа с двумя и более руководителями — это вызов, но и шанс вырасти быстрее. Главное — системность, точность и внутренний стержень. А ещё — окружение и поддержка, которые вы найдёте в Академии Smart & Talented.
Если хотите больше полезных чек-листов и стратегий для ассистентов — подписывайтесь на наш Telegram-канал и оставайтесь в курсе трендов профессии.