В списке ежедневных задач ассистента одна из важнейших — это грамотное ведение календаря руководителя. На первый взгляд, всё просто: расставить встречи, напомнить о дедлайнах, учесть отпуска и перелёты. Но за внешней «технической» простотой скрываются тонкости, от которых зависит эффективность работы всей компании — и доверие руководителя к вам.
Если вы хотите стать ассистентом, которому можно доверить стратегическое планирование, вырасти в профессии и работать с топ-менеджерами — читайте внимательно.
Почему календарь — стратегический инструмент, а не просто список встреч
Ошибочно думать, что календарь — это просто график. На самом деле он:
- Управляет фокусом руководителя;
- Снижает уровень стресса;
- Оптимизирует принятие решений;
- Формирует восприятие самого руководителя в глазах команды и партнёров.
Правильное ведение календаря — это не секретарская рутина, а навык уровня Executive Assistant. Этому не учат в университете. Но учим мы — в Академии Smart & Talented, на курсах для ассистентов и помощников руководителя.
7 тонкостей, которые отличают сильного ассистента
1. Не просто бронируйте — прогнозируйте
Профессиональный ассистент не просто вносит встречи, а предугадывает их последствия:
- Сколько времени понадобится на подготовку?
- С кем нужно согласовать позицию до встречи?
- Какие темы могут всплыть на переговорах?
- Сколько времени нужно на «переварить» результат?
📌 Совет: После ключевых встреч оставляйте 30 минут «буфера» на подведение итогов или подготовку к следующему шагу.
2. Сильный календарь — гибкий календарь
Жёсткий график = высокий риск срывов. Всегда закладывайте пространство для манёвра:
- Отменённые встречи;
- Переносы по инициативе партнёров;
- Неожиданные внешние обстоятельства.
📌 Совет: Планируйте «плавающие блоки» в день: 1–2 часа без конкретной задачи, чтобы можно было перестроиться без потерь.
3. Учитывайте биоритмы руководителя
Некоторые руководители продуктивнее утром, другие — ближе к вечеру. Одни терпеть не могут звонки в понедельник, другие не работают в пятницу после 16:00.
📌 Совет: Заведите персональные правила по работе с календарем конкретного руководителя. Это повышает его производительность и снижает усталость.
4. Не ставьте важные встречи подряд
Даже самый выносливый руководитель выгорает, если подряд идут 5 встреч без перерыва. Особенно если они требуют разных типов внимания — например, сначала финансы, потом HR, потом запуск продукта.
📌 Совет: Группируйте встречи по темам и разводите перегрузочные блоки хотя бы 15–20 минутами.
5. Планируйте не только «что», но и «почему»
Каждая встреча должна иметь цель. Без неё — это просто «занятое время». Вы можете предложить руководителю отказаться от встречи, если цель не определена.
📌 Совет: В описании события в календаре добавляйте:
- Зачем эта встреча?
- Ожидаемый результат?
- Контакты участников или материалы.
6. Обратите внимание на время на подготовку
Важная встреча — это не только час переговоров. Это ещё и время:
- Прочитать документы;
- Согласовать позицию с командой;
- Собрать данные.
📌 Совет: Создавайте в календаре подготовительные блоки, а не только сами встречи. Это одна из фишек, которые отличают ассистента-стратега от «исполнителя».
7. Следите за балансом: работа vs личное
Ассистент уровня PRO заботится не только о том, что делает руководитель, но и в каком состоянии он это делает.
📌 Совет: Следите за перенапряжением, напоминайте о коротких перерывах, обедах, времени на дорогу, сне и спорте. Это тонкая работа — но она заметна и ценится.
Как этому научиться?
Этому не учат на «общих» курсах. Это — реальный опыт, живые кейсы и практики, которые мы собираем и даём в Академии Smart & Talented на курсах для помощников руководителя и бизнес-ассистентов.
Если вы хотите:
- Стать профессионалом и вырасти в профессии ассистента;
- Научиться управлять временем не только своим, но и руководителя;
- Получать предложения от сильных работодателей —