Блог академии Smart & Talented

Ведение календаря руководителя: тонкости, о которых не расскажут на тренингах

В списке ежедневных задач ассистента одна из важнейших — это грамотное ведение календаря руководителя. На первый взгляд, всё просто: расставить встречи, напомнить о дедлайнах, учесть отпуска и перелёты. Но за внешней «технической» простотой скрываются тонкости, от которых зависит эффективность работы всей компании — и доверие руководителя к вам.
Если вы хотите стать ассистентом, которому можно доверить стратегическое планирование, вырасти в профессии и работать с топ-менеджерами — читайте внимательно.

Почему календарь — стратегический инструмент, а не просто список встреч

Ошибочно думать, что календарь — это просто график. На самом деле он:
  • Управляет фокусом руководителя;
  • Снижает уровень стресса;
  • Оптимизирует принятие решений;
  • Формирует восприятие самого руководителя в глазах команды и партнёров.
Правильное ведение календаря — это не секретарская рутина, а навык уровня Executive Assistant. Этому не учат в университете. Но учим мы — в Академии Smart & Talented, на курсах для ассистентов и помощников руководителя.

7 тонкостей, которые отличают сильного ассистента

1. Не просто бронируйте — прогнозируйте

Профессиональный ассистент не просто вносит встречи, а предугадывает их последствия:
  • Сколько времени понадобится на подготовку?
  • С кем нужно согласовать позицию до встречи?
  • Какие темы могут всплыть на переговорах?
  • Сколько времени нужно на «переварить» результат?
📌 Совет: После ключевых встреч оставляйте 30 минут «буфера» на подведение итогов или подготовку к следующему шагу.

2. Сильный календарь — гибкий календарь

Жёсткий график = высокий риск срывов. Всегда закладывайте пространство для манёвра:
  • Отменённые встречи;
  • Переносы по инициативе партнёров;
  • Неожиданные внешние обстоятельства.
📌 Совет: Планируйте «плавающие блоки» в день: 1–2 часа без конкретной задачи, чтобы можно было перестроиться без потерь.

3. Учитывайте биоритмы руководителя

Некоторые руководители продуктивнее утром, другие — ближе к вечеру. Одни терпеть не могут звонки в понедельник, другие не работают в пятницу после 16:00.
📌 Совет: Заведите персональные правила по работе с календарем конкретного руководителя. Это повышает его производительность и снижает усталость.

4. Не ставьте важные встречи подряд

Даже самый выносливый руководитель выгорает, если подряд идут 5 встреч без перерыва. Особенно если они требуют разных типов внимания — например, сначала финансы, потом HR, потом запуск продукта.
📌 Совет: Группируйте встречи по темам и разводите перегрузочные блоки хотя бы 15–20 минутами.

5. Планируйте не только «что», но и «почему»

Каждая встреча должна иметь цель. Без неё — это просто «занятое время». Вы можете предложить руководителю отказаться от встречи, если цель не определена.
📌 Совет: В описании события в календаре добавляйте:
  • Зачем эта встреча?
  • Ожидаемый результат?
  • Контакты участников или материалы.

6. Обратите внимание на время на подготовку

Важная встреча — это не только час переговоров. Это ещё и время:
  • Прочитать документы;
  • Согласовать позицию с командой;
  • Собрать данные.
📌 Совет: Создавайте в календаре подготовительные блоки, а не только сами встречи. Это одна из фишек, которые отличают ассистента-стратега от «исполнителя».

7. Следите за балансом: работа vs личное

Ассистент уровня PRO заботится не только о том, что делает руководитель, но и в каком состоянии он это делает.
📌 Совет: Следите за перенапряжением, напоминайте о коротких перерывах, обедах, времени на дорогу, сне и спорте. Это тонкая работа — но она заметна и ценится.

Как этому научиться?

Этому не учат на «общих» курсах. Это — реальный опыт, живые кейсы и практики, которые мы собираем и даём в Академии Smart & Talented на курсах для помощников руководителя и бизнес-ассистентов.
Если вы хотите:
  • Стать профессионалом и вырасти в профессии ассистента;
  • Научиться управлять временем не только своим, но и руководителя;
  • Получать предложения от сильных работодателей