Как вести еженедельный отчёт, чтобы вас не дёргали каждый день: шаблон для ассистентов
Одна из ключевых задач в профессии ассистента — держать руководителя в курсе, не отвлекая его по пустякам.
Но что происходит на практике?
📌 Руководитель:
— А как у нас с задачей по партнёрам?
— А напомни, что с презентацией?
— А ты связалась с подрядчиком?
📌 Ассистент:
— Сейчас найду…
— Одну минуту, уточню…
— Уже писала, жду ответ…
Результат — оба раздражены, и работа идёт с лишними переговорами.
Решение: еженедельный отчёт, который работает за вас
Еженедельный отчёт — это инструмент управления, коммуникации и демонстрации эффективности.
Он помогает ассистенту выглядеть системно, а руководителю — чувствовать контроль без постоянных уточнений.
Универсальная структура отчёта ассистента
Вы можете оформлять его в письме, в Notion, в Excel или в корпоративном трекере. Главное — логика и краткость. Ниже — готовый шаблон, который можно копировать и адаптировать под любые задачи.
1️⃣ Главные итоги недели
Сюда попадают все ключевые достижения за 5 рабочих дней:
что сделано важного,
какие задачи закрыты,
что согласовано или передано.
❗ Пишите кратко: 5–7 пунктов, максимум. Без воды, только результат.
Пример:
– Подготовлена презентация к встрече с инвесторами
– Забронированы билеты и отель на командировку в Дубай
– Получено подтверждение по запуску нового сайта
2️⃣ Открытые вопросы
Это раздел, ради которого отчёт читается особенно внимательно.
Сюда вы выносите то, где нужна вовлечённость или решение от руководителя:
требуется комментарий,
нужно согласовать,
нужно провести встречу,
нет ответа от внешнего партнёра и т.д.
❗ В каждом пункте должна быть конкретика + дедлайн.
Пример:
– Подтвердите встречу с ABC Group: вт или ср, 12:00?
– Ждём ваше решение по брифу от маркетинга — дедлайн 15 июля
– Нужен комментарий к офферу для нового ассистента — чтобы отправить до пятницы
3️⃣ Статус ключевых проектов и задач
Чтобы руководитель не вспоминал по частям, что у вас на столе, добавьте визуальный блок по ключевым направлениям. Табличный вид идеально подойдёт.
4️⃣ План на следующую неделю
Сюда попадают задачи, которые вы уже запланировали. Это даёт руководителю ощущение, что ассистент не просто «реагирует», а ведёт процесс и планирует вперёд.
❗ Максимум 5–7 пунктов. Упор — на важное.
Пример:
– Подготовка отчёта по KPI за квартал
– Подбор площадки для корпоративного ужина
– Написание текстов для сайта
5️⃣ Напоминания и важные даты
Это ваши «очки предсказуемости». То, что ассистенту важно напомнить заранее, чтобы руководитель ничего не упустил.
Пример:
– День рождения основателя партнёрской компании — 22 июля
– Срок подачи налоговой декларации — 28 июля
– Конец действия визы — 5 августа
Почему это работает?
✅ Вы снижаете количество входящих «а что с этим?»
✅ Руководитель чувствует, что у вас всё под контролем
✅ Повышаете свой уровень доверия и значимость
✅ Отчёт — это ваш инструмент роста, а не формальность
Хотите научиться системной работе с руководителем?
В курсе «Ассистент на Миллион» мы даём не только шаблоны и чек-листы, но и разбираем реальные кейсы взаимодействия с ТОП-руководителями: как повышать уровень доверия, как управлять задачами и быть на шаг впереди.