Профессия ассистент — это не просто помощь с документами или организация командировок. Часто именно ассистент оказывается тем, кто держит на себе задачу, от которой зависит успех целого проекта: согласовать встречу пяти (а иногда и больше!) занятых руководителей. И это задание способно «сломать» даже опытного профессионала, если у него нет чёткого алгоритма.
В этой статье мы расскажем, как выстроить процесс так, чтобы сохранять спокойствие, действовать эффективно и действительно «успеть всё».
Почему согласование встречи — важнейший навык?
Согласование встреч — важная часть работы любого личного или бизнес-ассистента. Умение быстро найти «окно» в плотных календарях руководителей говорит о вашей профессиональной зрелости и напрямую влияет на вашу репутацию.
Именно поэтому на курсах для ассистентов в Smart & Talented мы уделяем особое внимание тайм-менеджменту и эффективным инструментам коммуникации.
Алгоритм: пошаговая инструкция
1️⃣ Соберите вводные данные
Перед тем как писать или звонить участникам встречи, нужно:
- Понять цель встречи и кто должен на ней присутствовать.
- Согласовать формат (офлайн, онлайн, гибрид).
- Уточнить приоритетность участников (кого можно заменить или подключить асинхронно).
2️⃣ Запросите актуальные календарные «окна»
Напишите короткое и вежливое сообщение каждому из участников с просьбой прислать ближайшие возможные интервалы в формате:
- Дата
- Время
- Предпочтения по длительности
Используйте Google Calendar, Calendly или другой планировщик — это существенно ускорит процесс.
3️⃣ Составьте матрицу возможностей
Когда получите ответы, визуализируйте их:
- Таблица в Excel или Google Sheets.
- Разделение по «окнам» на ближайшую неделю.
- Отметки, кто из участников доступен.
Это позволит легко увидеть общие доступные интервалы.
4️⃣ Коммуникация: уточните компромиссы
Если «идеального» времени нет:
- Определите 2-3 варианта с минимальными несовпадениями.
- Согласуйте с ключевым участником, готов ли он подстроиться.
Важно: сохраняйте проактивный стиль общения — участники ценят ассистентов, которые предлагают решения, а не просто описывают проблему.
5️⃣ Зафиксируйте встречу и подтвердите
После выбора времени:
- Создайте событие в календарях всех участников.
- Добавьте ссылку на Zoom/Teams (если встреча онлайн).
- Отправьте напоминания за сутки и за час до встречи.
Лайфхаки для ассистентов
✅ Используйте шаблоны писем для согласования встреч: это экономит время и исключает ошибки.
✅ Всегда проверяйте часовые пояса, если участники из разных городов или стран.
✅ Ведите внутреннюю «базу знаний» — фиксируйте личные предпочтения участников (например, кто предпочитает утро, а кто вечер).
Почему этому нужно учиться системно?
Эффективная работа с календарями и коммуникациями — важный навык, который можно и нужно развивать. Участники курса «Ассистент на Миллион» от Smart & Talented учатся не просто согласовывать встречи, а управлять временем руководителя стратегически и профессионально.
🎯 Хотите овладеть этими инструментами и стать ассистентом, которому доверяют ключевые процессы?
👉 Узнайте больше о курсе «Ассистент на Миллион» и записывайтесь — стартуйте карьерный рост прямо сейчас!