Блог академии Smart & Talented

Алгоритм согласования встречи с пятью занятыми людьми — и остаться в здравии

Профессия ассистент — это не просто помощь с документами или организация командировок. Часто именно ассистент оказывается тем, кто держит на себе задачу, от которой зависит успех целого проекта: согласовать встречу пяти (а иногда и больше!) занятых руководителей. И это задание способно «сломать» даже опытного профессионала, если у него нет чёткого алгоритма.
В этой статье мы расскажем, как выстроить процесс так, чтобы сохранять спокойствие, действовать эффективно и действительно «успеть всё».

Почему согласование встречи — важнейший навык?

Согласование встреч — важная часть работы любого личного или бизнес-ассистента. Умение быстро найти «окно» в плотных календарях руководителей говорит о вашей профессиональной зрелости и напрямую влияет на вашу репутацию.
Именно поэтому на курсах для ассистентов в Smart & Talented мы уделяем особое внимание тайм-менеджменту и эффективным инструментам коммуникации.

Алгоритм: пошаговая инструкция

1️⃣ Соберите вводные данные

Перед тем как писать или звонить участникам встречи, нужно:
  • Понять цель встречи и кто должен на ней присутствовать.
  • Согласовать формат (офлайн, онлайн, гибрид).
  • Уточнить приоритетность участников (кого можно заменить или подключить асинхронно).

2️⃣ Запросите актуальные календарные «окна»

Напишите короткое и вежливое сообщение каждому из участников с просьбой прислать ближайшие возможные интервалы в формате:
  • Дата
  • Время
  • Предпочтения по длительности
Используйте Google Calendar, Calendly или другой планировщик — это существенно ускорит процесс.

3️⃣ Составьте матрицу возможностей

Когда получите ответы, визуализируйте их:
  • Таблица в Excel или Google Sheets.
  • Разделение по «окнам» на ближайшую неделю.
  • Отметки, кто из участников доступен.
Это позволит легко увидеть общие доступные интервалы.

4️⃣ Коммуникация: уточните компромиссы

Если «идеального» времени нет:
  • Определите 2-3 варианта с минимальными несовпадениями.
  • Согласуйте с ключевым участником, готов ли он подстроиться.
Важно: сохраняйте проактивный стиль общения — участники ценят ассистентов, которые предлагают решения, а не просто описывают проблему.

5️⃣ Зафиксируйте встречу и подтвердите

После выбора времени:
  • Создайте событие в календарях всех участников.
  • Добавьте ссылку на Zoom/Teams (если встреча онлайн).
  • Отправьте напоминания за сутки и за час до встречи.

Лайфхаки для ассистентов

✅ Используйте шаблоны писем для согласования встреч: это экономит время и исключает ошибки.
✅ Всегда проверяйте часовые пояса, если участники из разных городов или стран.
✅ Ведите внутреннюю «базу знаний» — фиксируйте личные предпочтения участников (например, кто предпочитает утро, а кто вечер).

Почему этому нужно учиться системно?

Эффективная работа с календарями и коммуникациями — важный навык, который можно и нужно развивать. Участники курса «Ассистент на Миллион» от Smart & Talented учатся не просто согласовывать встречи, а управлять временем руководителя стратегически и профессионально.
🎯 Хотите овладеть этими инструментами и стать ассистентом, которому доверяют ключевые процессы?
👉 Узнайте больше о курсе «Ассистент на Миллион» и записывайтесь — стартуйте карьерный рост прямо сейчас!